Pencarian kerja akademik di Jepang

Pencarian kerja di Jepang umumnya dilakukan sebelum wisuda kelulusan. Untuk industri, biasanya proses perburuannya terpusat di satu waktu. Proses resminya dimulai kurang lebih sekitar setahun menjelang kelulusan. Dimulai dari mengikuti sesi pengenalan perusahaan, pengumpulan berkas persyaratan, tes dan serangkaian proses wawancara. Setiap perusahaan sudah mengalokasikan jumlah karyawan baru untuk direkrut setiap tahun, umumnya untuk menggantikan karyawan yang pensiun. Jumlahnya sangat bervariasi, tergantung perusahaannya. Untuk perusahaan besar, jumlah karyawan baru fresh-graduate setiap tahhun bisa mencapai angka ratusan.

Pencarian kerja akademik di Jepang sangat berbeda dengan industri. Biasanya lowongan posisi yang dibuka sangat spesifik. Misalnya 1 lowongan untuk posisi assistant professor di suatu lab yang mengerjakan bidang tertentu. Secara garis besar ada 2 jenis posisi yang ditawarkan di kampus atau institusi riset pemerintah: posisi riset dan posisi reguler. Berikut jenjang pangkat akademik di Jepang (mulai no. 2 disebut juga dosen 教員):

1. Peneliti pasca doktoral (posdoc) (博士研究員 / 学術研究員)
2. Assistant professor (助教) / research assistant professor (特任助教)
3. Lecturer / Jr. associate professor / Sr. assistant professor (講師) / research lecturer / research Jr. associate professor / research Sr. assistant professor (特任講師)
4. Associate professor (准教授) / research associate professor (特任准教授)
5. Professor (教授) / research professor (特任教授)

Lowongan posisi riset bisa berupa peneliti pasca doktoral (posdoc) atau dosen riset (特任教員), yang biasanya dibuka oleh professor yang mempunyai dana riset besar. Pegawai yang direkrut ini nantinya pekerjaannya akan fokus pada penelitian dan sumber dana untuk gajinya berasal dari dana riset professor tersebut. Untuk posisi riset, dekskripsi pekerjaannya sangat tergantung pada professor yang melakukan rekrutmen, dan biasanya penelitiannya terbatas pada proyek pendanaan dari professor yang menjadi bos. Selain itu, jangka waktu kontraknya biasanya cukup pendek, umumnya berdurasi setahun dengan opsi perpanjangan hingga akhir masa pendanaan riset yang diterima bos atau durasi maksimal pegawai kontrak yang ditetapkan institusi. Setelah durasi maksimal, pegawai bisa berdiskusi dengan bos. Kalau bos punya dana riset lebih (atau dana riset lain), bisa saja pegawai dipromosikan ke jenjang di atasnya. Misalnya posdoc dipromosikan menjadi research assistant professor. Setelah promosi, biasanya durasi kontrak akan direset dari 0 lagi, sehingga tetap bisa bekerja untuk bos yang sama sampai mencapai durasi maksimal pegawai kontrak lagi. Untuk warga negara asing, durasi kontrak mempengaruhi durasi visa yang bisa diambil. Dengan posisi seperti ini, biasanya perlu pegawai perlu memperbarui visanya setiap tahun.

Lowongan posisi reguler umumnya dimulai dari no. 2: assistant professor. Yang membuka lowongan ini adalah jurusan atau institusi riset di kampus. Tugas pegawainya, selain melakukan riset adalah untuk mengajar. Durasi kontrak pegawai akademik reguler umumnya lebih panjang dari posisi riset dan cukup bervariasi, antara 3-10 tahun, atau bahkan ada yang langsung permanen. Semakin tinggi posisi, semakin banyak lowongan permanen. Untuk posisi dengan durasi terbatas, biasanya ada skema di kampus yang memungkinkan perpanjangan kontrak menjadi permanen setelah beberapa tahun dan melalui proses evaluasi. Namun posisi permanen ini terus berkurang dari tahun ke tahun, terutama di kampus-kampus besar. Di kampus besar, tidak jarang dijumpai associate professor (atau bahkan professor) yang masa kontraknya tidak permanen. Di Jepang, perpindahan dosen sangat umum terjadi, misalnya seorang dosen bisa menghabiskan karirnya sebagai assistant professor di kampus A, kemudian pindah menjadi associate professor di kampus B dan menjadi professor di kampus C. Ketika pindah tidak mesti mengulang dari jenjang akademik paling dasar, menyesuaikan saja antara lowongan yang tersedia dan kapasitas diri pelamar.

Berbeda dengan kebanyakan negara barat, menjadi assistant professor di Jepang tidak lantas menjadikan seseorang bisa memiliki grup penelitian sendiri. Di Jepang, umumnya 1 grup penelitian dipimpin oleh seorang professor, dan di dalamnya bisa ada 1 orang atau lebih associate dan assistant professor. Sama seperti di beberapa negara lain, dalam beberapa kasus, sudah ada kandidat kuat yang diproyeksikan mengisi suatu lowongan. Misalnya, bisa jadi ada lowongan terbuka untuk posisi associate professor di suatu grup penelitian, namun sebetulnya posisi tersebut diproyeksikan untuk diisi oleh orang yang sekarang menjadi assistant professor di grup yang sama. Selain 2 posisi di atas, belakangan ini juga bermunculan lowongan yang cukup terbuka, misalnya di divisi penelitian di dalam kampus. Yang seperti ini terkadang diproyeksikan sebagai posisi tenure-track dan langsung diberi wewenang untuk mengelola grup penelitian, mengadopsi sistem di barat. Setelah beberapa tahun, pegawai akan dievaluasi dan hasilnya menentukan apakah ia akan mendapat posisi permanen di kampus atau kontraknya harus disudahi.

Di Jepang, secara garis besar ada 3 jenis lembaga akademik: (1) Universitas (大学), (2) Technical college (高等専門学校) dan (3) Institusi riset (研究開発法人). Universitas adalah seperti universitas yang kita ketahui secara umum. Technical college adalah lembaga pendidikan yang tingkat pertamanya setingkat sekolah menengah atas tingkat 1, namun memiliki total 5 tingkat dan bisa diperpanjang sampai 7 tingkat. Lulusan Technical college 5 tahun dianggap setara dengan mahasiswa universitas tingkat 3 dan bisa masuk ke universitas melalui jalur khusus, langsung di tingkat 3 perkuliahan. Begitu juga lulusan Technical college 7 tahun dianggap setara dengan lulusan S1, bisa langsung masuk ke universitas untuk S2. Sedangkan institusi riset adalah lembaga-lembaga yang murni melakukan penelitian, tanpa unsur pendidikan, meskipun juga tidak sedikit mahasiswa yang menumpang penelitian ke berbagai institusi riset di Jepang. Masing-masing lembaga akademik ini dikelola oleh salah satu dari pemerintah nasional (国立), pemerintah daerah (公立) atau swasta (私立).

Di tahun terakhir masa studi S3 saya, selain merangkum penelitian selama masa studi dan mempertahankan disertasi, saya juga harus melakukan perburuan kerja secara paralel. Professor pembimbing saya menawari posisi riset, namun juga mendorong saya untuk memburu posisi reguler di tempat lain. Dengan posisi reguler, saya bisa punya kebebasan lebih dalam menentukan arah penelitian dan itu sangat berpengaruh pada perkembangan karir saya selanjutnya, sarannya. Akhir-akhir ini jumlah lowongan posisi riset mengalami peningkatan dan posisi reguler berkurang. Posisi riset bisa menjadi batu lompatan, untuk memperkaya wawasan mengenai tema penelitian dan menjadi inspirasi ketika kita mempunyai grup riset sendiri nantinya. Beliau pun mulai meneruskan informasi lowongan yang masuk ke kontak beliau. Selain itu, saya juga terus memantau portal database lowongan pekerjaan akademik di Jepang JREC-IN yang dikelola oleh Japan Science and Technology Agency (JST). Dalam setahun ini, total saya mendaftar 3 posisi: (1) research assistant professor di universitas nasional A, (2) assistant professor (reguler) di universitas daerah B dan (3) tenure-track assistant professor di universitas nasional C. Dan berhenti melakukan pencarian kerja setelah mendapat penerimaan di pendaftaran ke-2.

Research assistant professor di universitas A (nasional)

Saya menemukan lowongan ini sekitar bulan April 2020 di portal JREC-IN. Calon bos adalah seorang associate professor yang masih relatif muda, namun penelitiannya sudah sangat maju sehingga bisa punya grup penelitian sendiri di kampusnya dan bidang studinya cukup dekat dengan saya. Saya teruskan informasinya ke professor pembimbing saya. Pembimbing saya mengenal beliau dan menawari saya rekomendasi personal ke calon bos ini. Dengan catatan bila saya berhasil mendapatkan posisi ini dengan rekomendasi personal dari pembimbing, maka saya harus mengambilnya dan menghentikan pencarian kerja. Di titik ini, pembimbing juga memberi saya pertimbangan mengenai posisi riset. Tergantung kebijakan bos, bisa jadi saya diharuskan untuk fokus pada penelitian proyek terkait. Tidak bisa melakukan penelitian orisinil saya. Profesor pembimbing juga menawarkan kalau pencarian pekerjaan saya menemukan jalan buntu, saya bisa tetap tinggal di lab dengan posisi riset dengan kesempatan alokasi 50% waktu untuk penelitian orisinil saya. Berhubung ini juga target pertama saya, saya sampaikan ke pembimbing bahwa saya akan mencoba mendaftar sendiri terlebih dahulu.

Beberapa dokumen harus disiapkan dan dikirimkan. Termasuk CV, daftar publikasi, lampiran 5 publikasi yang signifikan, rangkuman mengenai topik riset selama ini, esai mengenai prospek penelitian di masa depan dan daftar kontak referensi yang mengenal saya sebagai pelamar. Memang dalam informasi lowongan tidak ada persyaratan mengenai jumlah publikasi minimal, namun jumlah lampiran makalah biasanya mengindikasikan persyaratan tersebut. Misalnya, permintaan lampiran 5 makalah, berarti untuk mendaftar minimal seorang kandidat harus punya 5 publikasi makalah ilmiah. Semua dokumen saya persiapkan dalam bahasa Jepang. Semua dokumen diprint dan dikirimkan beserta surat pengantar melalui pos. Saya mengirimnya sehari sebelum batas akhir pengumpulan.

Pengumuman hasilnya datang tidak sampai sepekan setelah saya kirimkan semua dokumen. Intinya saya belum memenuhi syarat untuk posisi tersebut. Namun calon bos menyampaikan bahwa proyeknya adalah bagian dari proyek yang lebih besar, dan professor yang mengepalai proyek besar ini juga sedang membuka lowongan yang sama, dengan cakupan tema riset yang beliau rasa lebih sesuai dengan profil saya. Beliau menawarkan untuk meneruskan pendaftaran saya ke professor tersebut. Namun, karena saya tidak menemukan deskripsi lengkap lowongan yang dimaksud, saya urungkan niat beliau untuk meneruskan pendaftaran saya, sambil berterima kasih atas respon cepat dan tawaran dari beliau. Terkadang ada juga lamaran yang tidak kunjung mendapat balasan, meskipun maksudnya sama-sama ditolak. Awal Juni 2020, saya harus bergegas mencari lowongan lain.

Assistant professor di universitas B (daerah)

Saya menemukan lowongan ini di portal JREC-IN sekitar bulan Juni 2020. Calon bos adalah professor yang cukup senior dan sarat pengalaman. Sekitar 2 kali makalah ilmiah saya beliau tangani sebagai editor di jurnal yang sangat bereputasi di bidang kami. Saya teruskan informasi ini ke pembimbing saya, dan seperti sebelumnya beliau menawarkan rekomendasi personal ke calon bos ini, dengan catatan yang sama seperti sebelumnya juga. Saya meminta waktu untuk membuat pertimbangan. Sekitar sepekan setelahnya, pembimbing saya menyampaikan pada saya bahwa beliau mendapatkan permintaan personal dari calon bos untuk mengenalkan bila ada kandidat yang dirasa pas. Beliau memberi saya waktu 3 hari untuk mempertimbangkan. Pembimbing lebih positif karena lowongan ini adalah untuk posisi reguler. Selain itu, ada 2 pertimbangan saya. Pertama, fasilitas penelitian yang tidak selengkap di kampus saya saat itu. Dan kedua, status kampus daerah yang tidak banyak mahasiswa internasionalnya mungkin tidak terlalu terbuka untuk dosen warga negara asing. Untuk yang pertama, pembimbing saya menyampaikan bahwa di Jepang tidak ada kampus yang punya fasilitas lebih baik dari kampus kami saat itu. Dan atas pertimbangan saya yang kedua, saya putuskan untuk meminta rekomendasi personal dari professor pembimbing. Beliau meminta CV saya untuk dikirimkan ke calon bos.

Selang beberapa hari, pembimbing menyampaikan bahwa rekomendasinya sudah diterima oleh calon bos, namun seleksi akan sepenuhnya diserahkan pada fakultas. Memang tidak ada garansi 100% pasti masuk. Okelah, saya pikir. Selanjutnya saya diminta untuk mengikuti prosedur. Dokumen yang perlu dikumpulkan tidak jauh berbeda dengan yang sebelumnya. Namun kali ini batas waktu pendaftaran masih cukup jauh, akhir Juli 2020. Saya sengaja menunda pengumpulan dokumen, sambil menunggu beberapa publikasi saya yang sedang dalam proses review. Lumayan, bisa menambah daftar publikasi ketika mengumpulkan dokumen. Toh semua dokumen akan diseleksi setelah lewat batas pendaftaran. Semua dokumen saya persiapkan dalam bahasa Jepang. Sama seperti sebelumnya, semua dokumen diprint dan dikirimkan bersama surat pengantar via pos menjelang batas akhir pendaftaran.

Sekitar 3 pekan setelah batas akhir pendaftaran, alhamdulillah saya mendapatkan panggilan wawancara, berupa e-mail dan telepon. Saya diminta untuk konfirmasi di hari itu juga, untuk wawancara tepat 7 hari setelahnya. Saya sampaikan ke pembimbing dan beliau mendorong saya untuk maju terus. Panggilan wawancara biasanya hanya untuk sebagian kecil pelamar, mungkin 1 atau 2 dan diselenggarakan berurutan sesuai prioritas pelamar. Pelamar dengan prioritas teratas dipanggil wawancara terlebih dahulu, dan bila hasilnya negatif barulah pelamar selanjutnya dipanggil. Karena di awal Agustus ada 1 pekan libur nasional, pembimbing saya menyampaikan bahwa kelihatannya saya ada di prioritas atas. Sayapun mohon izin untuk tidak aktif di penelitian selama sepekan untuk persiapan wawancara ini.

Durasi wawancara ditentukan oleh panitia berupa total 60 menit, terdiri dari 30 menit presentasi dan 30 menit diskusi. Konten presentasi juga ditentukan, 20 menit mengenai pencapaian selama ini dan 10 menit mengenai rencana ke depan, mencakup penelitian, pendidikan, kontribusi sosial dan manajemen kampus. Karena kondisi pandemi, wawancara diselenggarakan secara daring. Salah satu keuntungan untuk saya karena tidak perlu menggunakan transportasi, yang biasanya biayanya dibebankan pada pelamar. Selain itu, saya juga bisa membuat naskah untuk presentasi dan membacanya selama presentasi. Saya siapkan juga untuk sesi diskusi. Menurut assistant professor yang ada di lab, biasanya di sesi diskusi para pewawancara akan utamanya menguliti tema riset kita, baik yang sudah maupun yang kita rencanakan. Sayapun siapkan materi presentasi cadangan dan jawaban atas berbagai kemungkinan pertanyaan mengenai tema riset. Semua dalam bahasa Jepang.

Di hari-H, total ada sekitar 8 orang yang mewawancarai saya via ZOOM. Saya tidak ingat semuanya, yang saya ingat calon bos ketika itu bertindak sebagai moderator. Alhamdulillah presentasi bisa saya sampaikan sesuai rencana, 30 menit. Masuk ke sesi diskusi. Beberapa pewawanca bergantian menyampaikan pertanyaannya. Mengenai penelitian, hanya ada 1 pertanyaan mengenai fasilitas riset yang tidak sekomplit di kampus saya ketika itu. Saya sudah siapkan jawaban bahwa di Jepang ada jaringan nanotechnology platform. Dengan platform tersebut, beberapa fasilitas besar sudah dibangun di berbagai daerah, dan kita sebagai pemakai bisa menyewa dengan sistem seperti telepon koin, bayar sesuai pemakaian.

Selain itu, pertanyaan pewawancara ternyata bukan mengenai riset. Tidak sesuai prediksi. Banyaknya mengenai pendidikan, mungkin karena dirasa saya kurang berpengalaman dalam pendidikan, sedangkan lowongan ini untuk jabatan assistant professor 助教 atau Jr. associate professor 講師 yang merupakan tenaga pendidik. Salah satu pertanyaan mengenai kelas daring, bagaimana supaya lebih efisien. Selain itu mengenai strategi saya dalam meningkatkan motivasi belajar mahasiswa, karena para mahasiswa di universitas B ini menurut pewawancara tidaklah setingkat para mahasiswa di kampus tempat saya berkuliah, yang ketika itu menjadi kampus no. 1 se-Jepang. Sulit sekali pertanyaannya. Selain itu, ada juga pertanyaan mengenai daerah. Karena universitas B adalah kampus yang dikelola pemerintah daerah, pewawancara menanyai saya apakah saya pernah ke daerah ini, dan apa yang saya ketahui tentang daerah ini. Jujur, saya jawab saja belum dan saya tidak tahu banyak mengenai daerah ini. Agak ragu juga apakah saya akan lulus seleksi wawancara ini dengan kualitas jawaban yang seperti ini.

Keesokan harinya, sekitar jam 21 malam professor pembimbing saya menelepon ke ponsel saya. Saya sudah di rumah ketika itu. JaUnrang sekali ini professor menelepon ke ponsel saya. Berhubung ketika itu saya juga adalah penanggung jawab fasilitas eksperimen di lab, saya pikir ada kejadian darurat di malam itu. Rupanya, pembimbing mengabarkan bahwa beliau baru saja menerima e-mail dari calon bos di universitas B, bahwa saya dinyatakan secara informal lulus proses wawancara sehari sebelumnya. Alhamdulillah. Beliau memberi saya selamat dan sayapun berterima kasih.

Pengumuman dari calon bos datang sekitar pertengahan September melalui e-mail. Beliau mengonfirmasi kesediaan saya untuk mengambil tawaran pekerjaan ini. Langsung saya konfirmasi berhubung lowongan lain yang sedang saya daftar juga sudah keluar hasilnya. Sepekan setelahnya, dokumen resmi dari unversitas B tiba. Dan di sinilah sekarang saya bekerja di Hiroshima City University. Alhamdulillah.

Assistant professor tenure track di universitas C (nasional)

Untuk lowongan yang ini, saya menemukannya di website universitas C sekitar bulan Juni 2020. Saya teruskan informasi ini ke pembimbing saya. Namun kali ini sedikit berbeda karena rekomendasi personal tidak bisa diandalkan. Bahkan melihat jumlah lowongan untuk 6 orang dalam skala kampus yang besar, pembimbing saya menyarankan supaya saya tidak terlalu menaruh harapan pada lowongan ini. Ini seperti undian, ujarnya. Bahkan, di website juga tertera bahwa prioritas akan diberikan pada wanita, membuat persaingan semakin berat. Tetapi saya tetap ingin mencoba.

Topik penelitian yang melintasi berbagai bidang menjadi kunci dalam lowongan ini. Dokumen persyaratan juga berbeda dari sebelumnya. Intinya ada di 4 halaman proposal penelitian. Berhubung posisi yang dibuka cukup prestisius, menyediakan grup penelitian meskipun dalam jabatan assistant professor, dengan jaminan tenure-track, saya coba garap dokumennya dengan mengerahkan segenap tenaga. Batas akhir pengumpulan sama dengan lowongan di universitas B, akhir Juli 2020. Bedanya, dokumen hanya perlu diunggah ke sistem pendaftaran, tidak perlu dikirimkan via pos.

Pengumuman hasil seleksi berkas datang melalu e-mail pada pertengahan September 2020. Saat itu, saya sudah mendapatkan tawaran dari universitas B, sehingga tidak terlalu menaruh harapan pada lowongan ini. Dan benar saja, berkas saya ditolak. E-mail ini tiba tepat 2 hari sebelum calon bos di universitas B menghubungi saya secara personal seperti tertera di bagian sebelumnya.

Academic job hunting in Japan