Pindahan jarak jauh di Jepang: Sendai-Hiroshima

Catatan pengalaman pindahan jarak jauh dari Sendai menuju Hiroshima, Maret 2021. Saya termasuk relatif jarang pindah tempat tinggal. Sejak datang ke Jepang tahun 2012, tercatat baru 2 kali saya pindah apartemen. Pertama ketika harus keluar dari asrama tahun 2014. Dan kedua ketika menikah tahun 2016. Pindahan kali ini spesial karena jaraknya yang jauh, setelah sebelumnya saya hanya berpindah-pindah tempat tinggal di kota yang sama. Berikut catatan kronologis proses pindahan kali ini, utamanya untuk referensi kami di masa depan.

September 2020

Alhamdulillah, di bulan ini saya mendapatkan kepastian mengenai pekerjaan setelah menyelesaikan kuliah. Tepat setelah wisuda perkuliahan S3 Tohoku University (Sendai) di bulan Maret 2021, saya akan memulai bekerja sebagai dosen (assistant professor) di Hiroshima City University (HCU, Hiroshima) mulai April 2021. Berhubung pindahannya jarak jauh, untuk mengurangi biaya, kami mempertimbangkan 2 alternatif pindahan sebagai berikut:

1. Memanfaatkan jasa perusahaan pindahan. Perusahaan ini biasanya mengangkut dengan truk. Dengan perusahaan ini kami angkut semua barang di apartemen di Sendai ke apartemen baru di Hiroshima. Sehingga kami tidak perlu membeli furnitur baru setelah tiba di Hiroshima.
2. Memanfaatkan jasa pengiriman paket. Jasa ini seperti pengiriman paket pada umumnya, ada ukuran maksimal untuk setiap paketnya. Untuk ini, kami tidak bisa mengirim furnitur, hanya barang-barang kecil seperti pakaian, buku, dan sebagainya yang dikirimkan.

Oktober 2020

Mulai melihat-lihat apartemen di SUUMO dan menentukan area tempat tinggal. Atas berbagai pertimbangan, kami mengerucutkan pilihan pada area sekitar masjid dan komunitas warga negara Indonesia (WNI). Biasanya WNI mahasiswa tinggalnya berkumpul di beberapa titik di lokasi yang terjangkau dari kampus-kampus besar. Setelah itu, kami menentukan beberapa kriteria, seperti jumlah ruangan, luas area dan biaya bulanan. Namun kami belum mulai bertanya ke agen-agen, berhubung target waktu pindahan kami masih relatif jauh. Saya juga mulai berkorespondensi dengan calon bos di Hiroshima. Beliau juga memberi saran-saran mengenai teknis pindahan dan momentumnya.

Di awal bulan ini juga saya mendapat dokumen resmi tawaran pekerjaan dari HCU. Di dokumen juga dijelaskan mengenai tunjangan pindahan dan skemanya. Ternyata kampus memberi tunjangan sesuai biaya pindahan, dengan sebuah angka batas atas tertentu. Oleh karenanya, kami memutuskan untuk menggunakan opsi jasa perusahaan pindahan, sehingga kami bisa berhemat tidak perlu membeli furnitur baru di Hiroshima.

November 2020

Akhir November, selepas prosesi sidang tertutup yang menentukan kelulusan S3, kami mulai masuk ke fase persiapan untuk pindahan. Saya mulai berkirim e-mail ke agen-agen untuk menanyakan kondisi apartemen. Titik paling kritis adalah mengenai penerimaan pemilik apartemen terhadap warga negara asing. Di negara maju seperti Jepang, masih banyak pemilik apartemen yang tidak menerima warga asing, sehigga kami juga menerima banyak penolakan di awal. Ganjalan yang sama yang saya hadapi setiap kali pindahan. Namun ada beberapa agen yang suportif, mereka positif untuk bernegosiasi dengan pemilik apartemen.

Ganjalan kedua adalah adanya penjamin: guarrantor atau 保証人. Di Jepang, untuk menyewa tempat tinggal, umumnya perlu penjamin, yang biasanya harus WN Jepang yang dipandang berkemampuan secara finansial untuk menanggung segalanya apabila terjadi hal yang tidak diinginkan pada penyewa. Biasanya WN Jepang menyertakan anggota keluarganya, seperti orang tua, kakak, adik atau anaknya sebagai penjamin. Selama di Sendai, saya bisa memanfaatkan fasilitas dari kampus, karena kampus bisa menjadi penjamin untuk mahasiswanya. Namun tidak dengan staf. Mau meminta bos, kok rasanya sungkan, belum begitu kenal sudah meminta tolong tanggung jawab yang sangat berat. Kriteria kami bertambah yaitu apartemen yang bersedia tanpa penjamin. Beberapa agen juga menawarkan perusahaan asuransi sebagai penjamin, dengan persetujuan pemilik apartemen dan biaya tambahan tentunya.

Ganjalan terakhir, karena kita bermaksud pindahan di bulan Maret, banyak agen yang meminta kami untuk mundur dulu dan bertanya lagi di bulan Januari.

Desember 2020 awal

Saya mendapat banyak saran untuk menekan biaya pindahan dari calon bos di Hiroshima. Perusahaan angkutan pindahan bisa dikontrak mulai 3 bulan sebelum hari-H pindahan. Harganya akan lebih murah kalau kontraknya bisa diteken lebih awal. Awal Desember saya panggil banyak perusahaan pindahan melalui form daring dari masing-masing perusahaan. Namun sayangnya, karena jaraknya yang sangat jauh, hanya 3 perusahaan yang menyanggupi: Art, Sakai dan Heart. Perusahaan yang lain antara tidak punya cabang di Sendai atau tidak punya cabang di Hiroshima, sehingga tidak bisa mengangkut untuk kami. Dari 3 perusahaan ini, Heart memberi syarat bahwa apartemen tujuan harus sudah definitif, yang kami tidak bisa penuhi ketika itu karena kami belum bisa meneken kontrak dengan apartemen manapun saat itu. Kami panggil petugas Art dan Sakai di hari yang sama. Alhamdulillah, ada 2 perusahaan yang bersedia, sehingga bisa diadu untuk menurunkan harga.

Seorang petugas Art datang duluan di pagi hari. Setelah melihat-lihat jumlah barang, petugas memutuskan untuk menggunakan truk berukuran 2 ton untuk barang-barang kami. Setelahnya kami mengajukan usulan tanggal pindahan. Sesuai saran dari calon bos di Hiroshima, kami memberi kebebasan pada perusahaan untuk menentukan tanggal, hanya kami berikan estimasi perkiraan pindahan awal Maret. Ini untuk menekan harga, mencari alokasi waktu yang kosong dari perusahaan. Iapun mengajukan waktu dan estimasi biaya pindahan. Saya sampaikan anggaran kami yang kurang lebih besarnya 70% dari harga yang diajukan. Kemudian ia menelisik mengenai kemungkinan adanya perusahaan lain yang kami sedang mintakan estimasi juga. Setelahnya, ia berjanji akan memberikan harga yang lebih kompetitif di bawah anggaran kami setelah berdiskusi dengan atasannya dan meminta saya untuk menelepon kembali setelah perusahaan lain memberi estimasinya.

Berselang sekitar 2 jam, giliran petugas Sakai datang. Kami lupa menyimpan cinderamata dari petugas Art ketika itu, jadi mungkin petugas Sakai paham bahwa petugas Art sudah datang terlebih dahulu. Setelah melihat-lihat jumlah barang, ia juga memutuskan untuk menggunakan truk berukuran 2 ton untuk barang-barang kami. Setelah saya sampaikan preferensi waktu pindahan kami, iapun menunjukkan estimasi biaya pindahan, 2 kali lipat dari anggaran kami. Kemudian ia langsung menarik lagi estimasinya dan menambahkan diskon karena kami cukup awal dalam meminta estimasi. Saya sampaikan bahwa anggaran kami hanya 60% dari estimasi yang diajukan, setelah diskon. Kemudian ia menawarkan bila tidak semua barang dibawa, mungkin bisa pindahan menggunakan truk yang lebih kecil dan biaya bisa ditekan. Setelahnya ia memohon izin untuk menelepon atasannya di kantor. Setelah berdiskusi dengan atasannya, ia menawarkan ongkos total termasuk pajak sesuai dengan anggaran saya, bila saya setuju untuk meneken kontrak saat itu juga.

Saya meminta waktu untuk berpikir. Sambil menunggu, ia menunjukkan kelebihan perusahaannya dibandingkan Art. Menarik juga, karena ia membawa dokumen lengkap perbandingan perusahaannya dengan perusahaan pesaing. Selain itu, ia juga menyampaikan bila saya menunda keputusan maka ia akan meninggalkan estimasi yang awal setelah diskon, bukan estimasi akhir yang nominalnya di bawah anggaran kami. Karena belum ada kepastian juga dari Art apakah mereka bisa menurunkan harga hingga di bawah anggaran kami, maka kami putuskan untuk meneken kontrak dengan Sakai. Petugas langsung memberikan kardus sebanyak 30 lembar untuk modal kami pindahan. Tidak ada pembayaran uang muka sepeserpun, semua biaya dibayarkan ketika petugas angkut datang di hari-H pindahan.

Desember 2020 akhir

Akhir Desember, alhamdulillah ada agen apartemen yang kooperatif untuk mengusahakan WN asing dan bisa menghubungkan dengan perusahaan asuransi sebagai penjamin. Agen ini juga langsung menyanggupi meskipun kami berniat untuk masuk apartemen baru di bulan Maret. Agen ini bagian dari jaringan agen besar Apamanshop kantor cabang Tokaichi. Berdasarkan pengalaman kami ini, tidak semua cabang jaringan tersebut memberi pelayanan yang sama untuk kami. Sejauh pencarian kami, hanya cabang ini saja yang menyanggupi semua permohonan kami.

Dari list SUUMO, kami mendapatkan 2 apartemen yang sesuai kriteria yang kami cari dan bisa difasilitasi oleh agen tersebut. Agen juga bersedia untuk melayani kami kunjungan apartemen secara daring via video call, entah karena situasi pandemi atau memang ada fasilitas yang sama di waktu normal. Kamipun melihat-lihat kedua apartemen yang kami sasar tersebut secara daring. Di hari yang sama, kami memutuskan untuk mencoba meneken kontrak dengan salah satunya. Tahapan pertama kami lalui dengan mengisi dokumen yang sepertinya tujuan utamanya adalah untuk evaluasi kemampuan finansial kami. Setelah lulus evaluasi finansial selama kira-kira sepekan, agen mengirimkan dokumen untuk kontrak resmi. Kami isi sambil mendengarkan penjelasan dari agen via video call sekali lagi. Proses penekenan kontrak berakhir setelah saya kirimkan dokumen kontrak via pos dan bayarkan uang muka yang terdiri dari biaya sewa 2 bulan, deposit setara biaya sewa 2 bulan, uang kunci setara biaya sewa 1 bulan, ongkos agen setara biaya sewa 1 bulan dan biaya asuransi setara biaya sewa 1 bulan. Besar sekalli pengeluaran untuk ini. Ini salah satu alasan kami tidak sering pindah tempat tinggal, kecuali memang situasi mengharuskan.

Maret 2021

Selanjutnya tinggal tahap akhir eksekusi pindahan. Kami perlu merapikan barang-barang kecil ke dalam kardus yang diterima dari perusahaan pindahan, yang kami kerjakan secara bertahap sejak sebulan sebelum barang-barang akan diangkut. Barang besar akan diangkut begitu saja. Tanggal 1 Maret 2021, 3 orang petugas pindahan Sakai datang ke kediaman kami di Sendai sekitar 2 jam lebih awal dari waktu yang dijanjikan. Setelah melunasi biaya pindahan dan memohon izin pada tetangga, mereka mulai proses angkut-mengangkut. Total sekitar 1 jam habis untuk mengangkut seluruh barang kami ke dalam truk 2 ton yang mereka bawa, termasuk 2 unit sepeda.

3 Maret 2021, sekitar pukul 8 pagi saya berangkat mengendarai mobil kami menuju Hiroshima bersama seorang kawan. Tujuan utamanya adalah untuk menyambut barang-barang yang diangkut perusahaan pindahan ketika tiba di rumah baru kami di Hiroshima. Kami putuskan untuk memindahkan mobil dengan dikendarai untuk menghemat biaya, karena biaya pindahan mobil tidak ditanggung oleh kampus, sedangkan kondisinya masih sangat baik. Sepekan sebelum pindahan, kami persiapkan mobil untuk perjalanan jarak jauh dengan servis rutin ditambah penggantian ban. Jarak sekitar 1,400 km kami tempuh dengan bergantian menyetir setiap 2 jam, dengan menginap semalam di Kobe. Kami tiba di Hiroshima di hari berikutnya, 4 Maret 2021 sekitar pukul 12 siang, langsung menuju kantor agen apartemen untuk serah terima kunci dan langsung menuju ke apartemen.

Petugas angkut perusahaan pindahan 2 orang tiba di apartemen baru di Hiroshima sekitar pukul 14, selepas kami makan siang dan rehat sejenak. Setelah menurunkan beberapa barang, salah 1 dari petugas kembali ke kantor cabangnya untuk mengganti truk karena truk 2 ton yang semula digunakan untuk mengangkut barang kami ternyata terlalu besar untuk masuk ke gang di depan apartemen baru kami. Ganti truk yang lebih kecil. Barang-barang langsung diturunkan dan ditata di rumah oleh petugas, sesuai arahan dari saya. Listrik, air dan gas diaktifkan di hari yang sama.

Tidak lama setelah petugas angkut menyelesaikan tugasnya, sekitar pukul 16, bel rumah kami berbunyi. Ternyata nenek pemilik apartemen mendahului mengunjungi kami. Beliau memperkenalkan diri dan memberi saya booklet berisi informasi penting dasar untuk bertahan hidup di Hiroshima. Selanjutnya, karena saya juga sudah menyiapkan oleh-oleh, gantian saya langsung berkunjung balik untuk berkenalan juga dengan kakek pemilik apartemen. Saya dan kawan saya kemudian kembali lagi ke Sendai beberapa hari berikutnya dengan pesawat.

24 Maret 2021, membuang seluruh barang-barang yang tersisa di rumah Sendai yang rencananya tidak akan dibawa ke Hiroshima. Barang-barang langsung diangkut sendiri dengan mobil sewaan ke pusat pembuangan barang. Biaya pengolahan sampah dihitung per 100 kg bobot barang. Di sekitar hari ini juga kami berpamitan pada para tetangga.

26 Maret 2021, selepas shalat Jumat, kami sekeluarga resmi pindah dari Sendai ke Hiroshima, dengan penerbangan langsung Sendai-Hiroshima, bersambung dengan bus-kereta dan taksi, komplit. Keesokan harinya kami mengunjungi tetangga-tetangga baru untuk berkenalan.

To-do list ketika pindahan

1 bulan sebelum pindahan

• Mengatur pembuangan barang besar yang tidak bisa dibuang di pusat pembuangan barang, seperti kulkas dan mesin cuci.
• Lapor pemilik atau pengelola kediaman lama.

2 pekan sebelum pindahan

• Mendaftar pemberhentian listrik, air dan gas di kediaman lama.
• Mendaftar pemakaian listrik, air dan gas di kediaman baru.
• Lapor ke kantor kecamatan 区役所 kediaman lama.
• Melepaskan tanggungan yang berkaitan dengan tempat tinggal lama, seperti registrasi kendaraan.
• Mendaftar fitur forwarding pos.

Setelah pindahan (dalam 2 pekan)

• Lapor ke kantor kecamatan 区役所 kediaman baru.
• Ke kantor polisi 警察所 atau pusat surat izin mengemudi (SIM) kediaman baru untuk pembaruan SIM.
• Mengganti alamat kendaraan (terkait perpajakan) di kantor pengurusan kendaraan.
• Mengganti alamat lain yang perlu diganti, seperti akun bank.