Petualangan pencarian beasiswa selama berkuliah di Tohoku University

Dalam menempuh pendidikan tinggi, terutama di luar negeri, aspek finansial adalah salah satu hal yang penting. Dukungan finansial minimal dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari: makan dan tempat tinggal. Syukur-syukur kalau ada kelebihan, bisa mengirim ke tanah air untuk keluarga, sedekah, dan memenuhi kebutuhan tersier seperti rekreasi. Dalam memenuhi kebutuhan finansial, ada 2 opsi yang bisa diambil: bekerja paruh waktu (part-time atau arubaito), atau mencari beasiswa, atau bisa juga keduanya dikerjakan secara paralel. Bekerja paruh waktu akan memberi kita pengalaman berharga yang tidak bisa didapatkan di kampus, tapi terkadang mengonsumsi banyak waktu kita sehingga waktu untuk fokus belajar atau penelitian di kampus berkurang. Karena alasan itulah, banyak dari teman-teman memilih untuk mencari beasiswa, dan mengerjakan paruh waktu untuk mendapatkan pengalamannya. Sepanjang perjalanan saya berkuliah di Tohoku University 8 tahun ke belakang, Alhamdulillah saya diberi kesempatan untuk mengalami keduanya, bekerja paruh waktu dan mencari beasiswa. Kali ini, izinkan saya untuk berbagi mengenai proses pencarian beasiswa dan lika-likunya selama berkuliah di Tohoku University ini.

Kedatangan

Oktober 2012, saya datang ke Jepang untuk berkuliah S1 di Tohoku University dengan mengantongi 2 beasiswa: Tohoku University Indonesian Global Leadership Awards (TUIGLA) dan Tohoku University President Fellowship. TUIGLA menanggung biaya hidup saya, sementara biaya kuliah saya ditanggung dengan President Fellowship, kala itu dengan perjanjian untuk masa kuliah 4 tahun. Akan tetapi, dalam perjalanannya ternyata tidak semulus yang dibayangkan. Beasiswa TUIGLA yang pengurusannya dari dalam negeri (Indonesia) ternyata mengalami keterlambatan dalam pencairannya. Awalnya beberapa hari, sampai pada akhirnya sempat 7 bulan terlambat dibayarkan. Dan yang membuat semakin menantang, keterlambatan ini terjadi di tahun pertama saya berkuliah. Belum setahun lulus SMA. Di negeri orang. Karenanya, saya memberanikan diri untuk memulai bekerja paruh waktu. Kuliah di siang hari dan bekerja di hari libur dan di malam hari. Selain itu, meskipun ada beasiswa PresidenPetualangan pencarian beasiswa selama berkuliah di Tohoku Universityt Fellowship, saya mencoba untuk mendaftar Tuition Fee Waiver, semacam skema kampus untuk menggratiskan biaya kuliah untuk mahasiswa yang kemampuan ekonominya tidak terlalu kuat. Dengan Tuition Fee Waiver, sebagian dana dari President Fellowship bisa saya alokasikan untuk makan dan membayar sewa kamar tempat tinggal.

Menjelang akhir tahun 2013, saya memutuskan untuk mencari beasiswa lain, sambil tentu saja pasrah dengan beasiswa TUIGLA yang kondisinya sangat menantang. Alhamdulillah, fasilitas penyedia informasi beasiswa di Tohoku University (terutama di fakultas teknik, School of Engineering) sangat mendukung. Saya dikenalkan dengan sistem tersebut oleh staf tata usaha (TU) jurusan. Banyak informasi beasiswa yang ditempel di sana, mulai dari yang disponsori pemerintah (kala itu masih ada beasiswa MEXT yang bisa didaftar dari dalam kampus, khusus untuk yang akan memulai studi, misalnya sekarang S1, akan memulai S2) dan mayoritas adalah beasiswa yang disediakan lembaga non-pemerintah.

Ketika itu saya sadar, kemampuan bahasa Jepang sangat penting untuk mendapatkan beasiswa-beasiswa ini. Pengisian formulir, esai dan wawancara kebanyakan hanya dilakukan dalam bahasa Jepang. Bahkan ada beberapa beasiswa yang memberi syarat kualifikasi keahlian bahasa Jepang tertentu. Sedangkan kemampuan bahasa Jepang saya kala itu masih sangat terbatas. Alhamdulillah, ada kakak-kakak tingkat yang baik hati yang bersedia membantu saya, mulai dari mengisi formulir sampai pembuatan esai. Namun, ternyata kemampuan bahasa saya masih sangat kurang, sehingga pendaftaran saya banyaknya berbuah penolakan. Saran pertama saya, pelajarilah bahasa lokal tempat di mana kita tinggal, sesegera mungkin. Kalau bisa di tahun pertama kita kuasai sebaik mungkin bahasa lokal ini. Di mana bumi dipijak, di situ langit dijunjung.

Seleksi untuk beasiswa ini biasanya berlangsung dalam beberapa tahap. Tahap pertama yang paling mendasar adalah seleksi dari jurusan atau fakultas. Beberapa beasiswa memberi syarat hanya 1 orang yang boleh mendaftar dari fakultas yang sama. Padahal fakultas teknik di Tohoku University sangat besar. Saingannya banyak. Setelah lulus tahapan seleksi jurusan/fakultas, baru masuk ke seleksi dari kampus. Beberapa beasiswa bahkan memberi syarat hanya 1 orang yang boleh direkomendasikan oleh kampus. Selain itu, terkadang ada juga syarat hanya boleh ada 1 orang warga negara Indonesia yang direkomendasikan. Berarti saingannya di tingkat fakultas atau kampus ya teman-teman kita sesama orang Indonesia. Hati-hati kiri dan kanan. Ada baiknya sebelum mendaftar berdiskusi dulu dengan staf TU di kampus, mengenai beasiswa yang berpeluang untuk diraih dengan performa akademik dan kemampuan yang kita miliki. Staf TU di kampus biasanya punya pengetahuan dan gambaran lebih mengenai kualifikasi penerima beasiswa-beasiswa tertentu. Pendaftaran saya ada yang ditolak di tingkat fakultas, tingkat kampus dan ditolak oleh lembaga pemberi beasiswa. Tapi saya tidak menyerah.

Kabar gembira datang sekitar awal tahun 2014. Alhamdulillah, salah satu pendaftaran saya diterima. JEES Mitsubishi Corp. International Scholarship. Beasiswa ini adalah satu-satunya kala itu yang menerima pendaftaran dengan formulir dan esai berbahasa Inggris. Tanpa wawancara. Jumlahnya alhamdulillah mencukupi untuk kebutuhan sehari-hari di Sendai, Jepang. Sekitar JPY 100,000 per bulan. Dan yang lebih penting, pencairannya setiap bulan Alhamdulillah lancar. Sebagai penerima beasiswa, saya diwajibkan mengikuti pertemuan setahun sekali di Tokyo. Tur perusahaan. Alhamdulillah membuka wawasan juga tentang Mitsubishi Group di Jepang. Besar sekali. Dan ketika tur ini, saya sadar bahwa esai saya ketika mendaftar beasiswa sebetulnya salah alamat. Saya banyak menulis mengenai Mitsubishi Motors, mungkin karena di Indonesia yang sering saya lihat Mitsubishi itu merek kendaraan. Kurang gaul. Padahal ternyata pemberi beasiswa saya Mitsubishi Corp. itu perusahaan makelar. Pelajaran lain, pelajari baik-baik perusahaan pemberi beasiswa kita. Mungkin saya diluluskan karena esai pendaftaran saya menjadi bahan hiburan untuk jurinya. Sayapun mundur dari TUIGLA, karena amanah tidak boleh menerima beasiswa dobel. Beasiswa ini diberikan selama 2 tahun sampai Maret 2016. Saya harus lulus S1 di titik itu, pikir saya.

Belajar dari pengalaman, saya sadar bahwa kemampuan bahasa Jepang saya masih jauh dari cukup. Saya lanjut belajar bahasa Jepang meskipun mata kuliah wajib bahasa Jepang sudah selesai di 3 semester pertama. Termasuk dalam berinteraksi di laboratorium dengan kakak tingkat, saya coba praktikkan bahasa Jepang saya yang terbatas itu. Saya juga coba paksakan komunikasi dengan vendor luar kampus dan kakak tingkat via email dengan bahasa Jepang. Sedikit demi sedikit saya merasa semakin paham bahasa ini. Meskipun sampai hari ini juga masih belajar, belum paham-paham banget.

Melanjutkan S2

Akhir 2015, menjelang kelulusan S1, saya mulai lagi berpetualang mencari beasiswa. Kala itu untuk membiayai kuliah S2 saya. Ketika itu target utama saya adalah mendaftar beasiswa MEXT dari dalam kampus. Selain tunjangan bulanan yang lumayan besar, beasiswa MEXT juga menanggung biaya kuliah kita, tanpa membebani apapun selain tanda tangan setiap awal bulan. Anugerah yang luar biasa, pikir saya. Namun sayang, mulaii tahun itu, Tohoku University menutup pendaftaran beasiswa MEXT dari mahasiswa di dalam kampus. Waduh. Mungkin karena pendaftaran beasiswa MEXT dari dalam kampus tidak signifikan dalam menambah angka mahasiswa asing di Tohoku University. Saya harus mencari alternatif yang lain.

Agak ambisius, saya mengincar beasiswa dengan nominal tunjangan bulanan tertinggi kala itu. Formulir dan esai pendaftaran semua ditulis dalam bahasa Jepang. Setelah lewat pengecekan oleh senior-senior yang baik hati, orang Indonesia dan orang Jepang, saya beranikan diri untuk mengumpulkan dokumen. Ndilalah ada syarat kemampuan bahasa Jepang tertentu, yang saya belum punya karena memang belum pernah ikut tes JLPT. Bismillah, saya coba kumpulkan sertifikat riwayat belajar bahasa Jepang di kampus Tohoku University. Saran saya lagi, cobalah ikut tes JLPT secara rutin. Selain untuk mengukur kemampuan berbahasa Jepang kita, sertifikatnya bisa digunakan untuk melamar beasiswa atau pekerjaan di masa depan. Meskipun tanpa sertifikat JLPT atau ujian nasional sejenis, Alhamdulilah saya dipanggil wawancara.

Wawancara dengan bahasa Jepang. Dua menit perkenalan diri dan sisanya tanya jawab sampai total sekitar 10-15 menit. Persiapan wawancara saya masih seperti biasa. Seluruh pembicaraan saya persiapkan naskahnya sebaik mungkin dan saya hafalkan. Terutama untuk perkenalan 2 menit di awal. Impresi awal sangat menentukan. Dalam 2 menit ini selain mengenalkan diri sendiri, harus bisa menonjolkan kelebihan diri tanpa memberikan kesan sombong. Untuk ini saya berlatih berkali-kali dan berkonsultasi pada beberapa senior yang berpengalaman, pengalaman sukses dan pengalaman gagal. Banyak pelajaran yang bisa diambil terutama dari senior yang gagal. Selain juga saya siapkan jawaban-jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan yang mungkin ditanyakan.

Hari-H, saya berangkat ke Tokyo pagi-pagi dengan setelan jas formal rapi, standar untuk wawancara di Jepang. Alhamdulillah untuk transportasi wawancara ini ditanggung oleh lembaga pemberi beasiswa. Dipersilakan untuk menunggu di ruang tunggu bersama beberapa kandidat lain yang waktu wawancaranya berdekatan. Belakangan saya paham bahwa urutan wawancara sesuai jenjang studi. Jadi yang waktu wawancaranya berdekatan dengan saya adalah sesama mahasiswa S1 yang sedang mendaftar beasiswa untuk S2. Satu-persatu kami dipanggil dan tibalah giliran saya.

Saya coba praktikkan beberapa adab wawancara ala Jepang. Mulai dari ketuk pintu 3 kali, membuka setelah dipersilakan dan duduk setelah dipersilakan. Agak kaget ternyata yang hadir di ruangan itu ada sekitar 20-an orang. Petinggi yayasan, pikir saya saat itu. Belakangan saya tahu bahwa yayasan pemberi beasiswa saya kala itu punya dewan penasihat yang anggotanya beberapa profesor di universitas di daerah Kanto. Mereka pakar di bidangnya masing-masing, tapi tidak banyak yang benar-benar pakar di bidang saya. Mungkin hanya 1-2 orang yang nyerempet.

Perkenalan 2 menit Alhamdulillah berjalan sesuai rencana. Sambil berbicara, saya coba sapukan pandangan mata dari ujung kiri ke kanan dan sebaliknya beberapa kali secara perlahan untuk menimbulkan kesan percaya diri. Tidak lupa di jeda antar kalimat saya selipkan sedikit senyum. Tentu saja jarak mulut dengan mikrofon harus dibuat tetap, tidak berubah, supaya suara tetap terdengar konstan sepanjang pembicaraan.

Masuk ke sesi tanya jawab, tidak semua hadirin memberi pertanyaan. Tentu saja. Hanya sekitar 3-4 orang yang bertanya. Dua pertanyaan mengenai form pendaftaran saya. Saya tuliskan kontribusi saya di PPI Jepang dan ICC Sendai, ditanyakan mengenai rinciannya. Saya jelaskan saja, sesuai persiapan. Saya cantumkan mengenai keikutsertaan di kompetisi fisika semasa SMA sebagai finalis, ditanyakan hasilnya. Jawabannya tentu saja, gagal. Kalau berhasil tentu akan tertulis di situ: Juara. Tetapi yang lebih penting adalah menjelaskan bahwa kegagalan ini menjadi titik tolak yang memotivasi saya untuk berangkat kuliah ke luar negeri. Intinya harus bisa menjadikan kegagalan sebagai pelecut semangat untuk masa depan. Pertanyaan lain mengenai cita-cita saya. Saya jawab sesuai yang tertulis di esai. Untuk penulisan esai dan wawancara, perlu dipahami mengenai kandidat seperti apa yang dicari oleh yayasan pemberi beasiswa. Misalnya untuk yayasan ini, dicari kandidat yang ingin memperkuat hubungan Jepang dan negara asalnya, Indonesia dalam kasus saya. Pertanyaan terakhir mengenai penelitian saya. Setelahnya, saya keluar ruangan, masih mengikuti protokol adab wawancara. Kemudian pulang ke Sendai. Selang beberapa hari, Alhamdulillah hasilnya datang. Saya diterima.

Beasiswa S2 saya: beasiswa Sato Yo, mengharuskan penerimanya untuk berangkat mengikuti pertemuan rutin 2 bulan sekali. Transportasi dan akomodasi ditanggung yayasan. Lumayan untuk refreshing. Selain itu, setiap bulan kami diminta untuk menuliskan 1 halaman laporan kehidupan. Apa saja bisa dituliskan. Saya menulis tentang kegiatan-kegiatan kecil, seperti bermain futsal, imonikai (makan-makan sup kentang di tepi sungai saat musim gugur, budaya di daerah Tohoku), kondisi perjalanan saya dari rumah ke kampus, sampai partisipasi di konferensi. Selain memberi biaya hidup, beasiswa Sato Yo juga menyediakan dana penelitian berupa dukungan biaya transportasi untuk mengikuti konferensi. Alhamdulillah.

Selain itu, karena saya sudah berniat untuk menyambung kuliah sampai S3 di tempat yang sama, sebagai cadangan dukungan finansial saya juga mendaftar di sebuah program internal Tohoku University: G-Safety. Program ini adalah program terintegrasi S2-S3 dengan keikutsertaan antara 3-5 tahun, tergantung waktu bergabungnya. Saya turut mendaftar karena tenggat batas waktu pendaftarannya sebelum keluarnya keputusan beasiswa Sato Yo. Program ini akan memberi dukungan finansial untuk pesertanya apabila peserta tidak memiliki dukungan finansial dari sumber lain. Proses pendaftarannya terdiri dari pengisian formulir dan wawancara. Wawancaranya hanya tanya jawab. Karena saya masih berstatus mahasiswa S1 ketika wawancara, fokus pertanyaannya adalah untuk mengonfirmasi apakah saya betul-betul berniat untuk lanjut sampai S3, tidak keluar di tengah jalan selepas S2. Persiapan skenario wawancara kembali saya persiapkan, tidak jauh berbeda dari sebelumnya. Begitu juga dengan adab-adab ketika wawancara. Hasil seleksi diumumkan tidak lama setelah pengumuman beasiswa Sato Yo. Alhamdulillah saya lulus juga untuk masuk ke program ini. Meskipun hanya saya jadikan cadangan untuk berjaga-jaga kalau terjadi sesuatu dengan beasiswa lain saya.

Melanjutkan S3

Satu tahun berjalan program S2 saya, saya memutuskan untuk lanjut S3 bersama grup riset yang sama. Saya memberanikan diri mendaftar JSPS fellowship kala itu. Skema DC1 untuk pendaftar yang masih berstatus mahasiswa S2. Bisa dibilang, JSPS fellowship adalah skema pendanaan paling bergengsi di Jepang untuk mahasiswa S3. Skema JSPS fellowship agak berbeda dari beasiswa biasa. Biaya hidup yang disediakannya, dihitung sebagai gaji, sehingga menjadi objek pajak dan meningkatkan biaya asuransi kesehatan wajib di Jepang, karena penerimanya berpenghasilan. Selain itu, JSPS fellowship juga menyediakan dana riset sebesar sekitar 1 juta yen per tahun. Saingannya sangat ketat karena seleksinya berskala nasional tanpa terlalu memperhitungkan kewarganegaraan. Biasanya persentase kelulusannya sekitar 20%. Yang sangat menentukan adalah penulisan proposal penelitiannya. Untuk strategi penulisan proposal JSPS dan informasi lainnya, bisa merujuk ke materi presentasi berikut: